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Proveedor de espacios audiovisuales
¿Por qué trabajar con un proveedor de espacios audiovisuales como FADER?
El tiempo ha llegado. Le han dado luz verde a su evento, es hora de decidir quién lo llevará al éxito. Entonces, además de los alquileres, los ponentes, el catering, los asistentes de vuelo, el mobiliario y la seguridad, es hora de agregar un centro de atención entre bastidores: Un proveedor de equipos audiovisuales. Y el papel de este actor es muy importante y no justo. Si su trabajo tiene éxito, pasa desapercibido. La presentación fluye con naturalidad y fluidez, el ambiente se impregna de la buena energía que necesita el evento, el programa sigue su ritmo y nada fuera de orden.
Pero si falla, es el principal responsable del fracaso del evento. Este artículo explica cómo elegir el proveedor audiovisual correcto y garantizar que los eventos se recuerden por las razones correctas.
Inicie el proceso de elección del proveedor Audio Visual
Cualquier agencia definitivamente te pedirá mucha información antes de preparar un presupuesto que se ajuste a tus necesidades. Es en esta etapa que preparan juntos una conferencia para el evento.
Si su potencial socio audio visual no solicita mucha información y está lo suficientemente involucrado como para enumerar elementos y proporcionar un presupuesto, es mala señal.
Esto muestra una falta total de visibilidad comercial y de marketing. Es muy importante que usted y su proveedor de servicios estén en sintonía para crear un espacio que no solo sea atractivo y efectivo para el mensaje de su marca, sino también dinámico y atractivo para las masas.
Información mínima necesaria
- Identidad y valor de la marca.
- Qué tipo de eventos realiza
- Cuál es tu objetivo
- Fecha y lugar del evento.
- Participante o audiencia de un evento.
- Agenda o calendario de cosas por suceder.
En cualquier caso, no te preocupes. Este es un proceso en el que trabajamos con nuestros proveedores de servicios para ayudarlo a guiarlo y asesorarlo en la toma de las mejores decisiones.
¿Qué debo tener en cuenta al elegir entre varios proveedores de servicios audiovisuales?
Bueno, ha definido su evento, generalmente sabe lo que necesita de su proveedor e incluso tiene algunas opciones.
Ahora tienes que decidir con quién quedarte. Estos son los consejos más importantes para hacerlo.
Experiencia
No es lo mismo ser experto en conciertos y festivales que ser experto en eventos corporativos.
Su experiencia les permite anticiparse a sus necesidades y sugerir soluciones a cuestiones que pueden no haber sido consideradas, como el alquiler y la fabricación de equipos audiovisuales.
Disponer de todo lo necesario
Un proveedor de equipos audiovisuales tiene una amplia variedad de equipos en stock. Cuando se trata de sistemas de sonido, van desde simples altavoces para pequeños eventos hasta sistemas de altavoces, que consisten en redes de altavoces de alta potencia utilizados en festivales. La iluminación puede variar desde la iluminación de un escenario simple hasta la proyección de video y el mapeo de video (proyectar video en superficies como edificios para crear impresionantes efectos artísticos).
Dependiendo de la composición de su evento, el equipo que necesita puede variar mucho, por lo que cuanto mejor equipada esté su empresa, más fácil será satisfacer sus necesidades. Tener buenos técnicos también es importante. Además del proceso de montaje, si el uso de materiales es complejo, puede ser necesario llamar a un técnico en el evento. Asimismo, el equipo debe contar con una persona capacitada en el uso de este tipo de equipos en caso de requerir intervención.
¿Tiene su propio equipo?
Esto es importante por dos razones:
Los proveedores de equipos audiovisuales con capacidades físicas y conocimientos técnicos propios tienen mucha más solvencia y seguridad. A veces puede parecer un simple “plug and play”, pero muchos requieren un conocimiento detallado del dispositivo (en el caso de que este no sea el momento adecuado para improvisar). Y por otro lado, los gastos. Si el socio no tiene su propio equipo, debe alquilar el equipo y agregarlo por su propia cuenta antes del servicio. En otras palabras, terminas pagando más de lo que deberías.
¿Estás trabajando con otros países?
Dependiendo de dónde se celebre el evento, o si se lleva a cabo en varias ciudades al mismo tiempo, debe verificar si su proveedor de audio visuales opera en otros países para brindarle una ventaja en este proceso.
Buenas finanzas
Es fácil ver que es una empresa solvente a la hora de hacer el trabajo de campo.
Si una empresa audiovisual necesita efectivo, esto puede tener un impacto significativo en el proceso de cumplimiento (mantenimiento de equipos, personal por hora requerido, acuerdos adecuados con los proveedores, etc.). Cuando el presupuesto es extrañamente pequeño deberías desconfiar.
Documentos legales requeridos
Al solicitar la responsabilidad, es importante tener todos los documentos necesarios. Ciertamente no quiero ser responsable por no saber si algo sucederá.
Conozca a su socio
Pida visitar las instalaciones para conocer a un socio que duda en hablar cara a cara. Conozca a sus proveedores y aprenda mucho de su propia experiencia (condiciones de la oficina, condiciones y mantenimiento del almacén, procesamiento, interés en brindar soluciones en lugar de solo vender productos).
¿Por qué es importante elegir el proveedor audiovisual adecuado para su evento?
Olvídate de la parte técnica. Los proveedores entienden eso, por lo que puede concentrarse en lo que realmente necesita. También ayuda con otras cosas como:
Ofrezca su experiencia y creatividad para impactar aún más su evento.
Ahorre dinero con su propio hardware y ahorre tiempo obteniendo exactamente lo que necesita (sin mencionar el costo si su proveedor falla). Seguridad de procesos y protocolos para evitar que problemas relacionados con una instalación o ejecución incorrecta eclipsen el juego.
Asegúrese de que el evento esté marcado con su marca. Esto es algo que queda grabado en la mente de los participantes y tiene un valor único para su negocio.
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